Zásady ochrany osobních údajů společnosti SimpleTax s.r.o.

(dále i jako “Zásady”)


V SimpleTax se zabýváme daňovým poradenstvím a účetnictvím. Nadto se věnujeme poradenské a konzultační činnosti, zpracovávání odborných posudků a publikační a vzdělávací činnosti. Pokud s osobními údaji nakládáme, tak pouze v rámci zmíněných činností.

Ochranu soukromí a osobních údajů považujeme za naši důležitou zákonnou i morální povinnost. S osobními údaji proto nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou a těmito Zásadami.

Ochranu soukromí a osobních údajů považujeme za naši důležitou zákonnou i morální povinnost. S osobními údaji proto nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou a těmito Zásadami.

V našich Zásadách se dozvíte:

  • jaké osobní údaje zpracováváme,
  • jak s nimi nakládáme,
  • z jakých zdrojů je získáváme,
  • k jakým účelům a po jakou dobu je využíváme,
  • komu je smíme poskytnout,
  • kde můžete získat informace o svých osobních údajích, které zpracováváme,
  • jaké jsou možnosti zabezpečení Vašich osobních údajů a jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Znění Zásad můžeme změnit či doplnit. O každé takové změně vás však vždy informujeme e-mailem či jiným komunikačním kanálem, který pro komunikaci s vámi běžně používáme, nejméně 14 dnů před nabytím účinnosti změn. Souhlas se změnou Zásad vyjádříte pokračováním ve spolupráci.

Specifikům, která se týkají zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců a spolupracovníků naší společnosti se věnují samostatné interní dokumenty.

Pro potřeby Zásad se rozumí:

  • Společností (uvedená také jako „SimpleTax“, „my“, „naše“, “správce”, “zpracovatel”) společnost SimpleTax s.r.o., se sídlem Renneská třída 393/12, Štýřice, 639 00 Brno, IČ 041 49 726, DIČ CZ04149726, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 88479, zastoupená Michalem Hanychem, jednatelem, e-mail: info@simpletax.cz, telefon: +420 728 028 555, webové stránky www.simpletax.cz;
  • Klientem (dále také jako „subjekt údajů“, „vy“, „vaše“) každá fyzická osoba či člen statutárního orgánu zastupující objednatele, jehož osobní údaje přímo zpracováváme a jsme vůči nim v postavení správce osobních údajů (zejména objednatelé, jsou-li fyzickou osobou, účastníci školení a kurzů apod.);
  • Další dotčenou osobou zaměstnanci a smluvní partneři objednatelů či další osoby (např. vaši rodinní příslušníci, nájemníci apod.), jejichž osobní údaje jsou obsaženy v podkladech, které nám předáváte, a my jsme tak v pozici zpracovatelů těchto údajů;
  • Objednatelem právnická nebo fyzická osoba, na jejíž účet byla uzavřena smlouva o poskytování daňového poradenství a účetních služeb a je naším smluvním partnerem.

Naše společnost vystupuje především v pozici správce osobních údajů, při poskytování účetních služeb také v pozici zpracovatele osobních údajů.

Osobní údaje získáváme výhradně od klientů samotných, osob, které byly klientem pověřeny nám předat osobní údaje, od orgánů veřejné moci nebo vyhledáním z veřejných rejstříků. Vždy nám prosím předávejte údaje úplné, pravdivé a aktuální. Zároveň souhlasíte, že své osobní údaje poskytujete dobrovolně a vědomě a zároveň ohledně údajů, které se netýkají výhradně vás, odpovídáte za to, že s nimi nakládáte oprávněně a nedochází k zásahu do práv těchto osob.

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu se zásadou minimalizace údajů vždy pouze v rozsahu, který je nezbytný pro daný účel.

1. SimpleTax jako správce

Jako správci vystupujeme vůči všem našim Klientům, o nichž máme, podle konkrétního vztahu, k dispozici:

  • jméno a příjmení nebo obchodní firma
  • rodné číslo, IČ a DIČ
  • datum a místo narození
  • sídlo či bydliště, doručovací adresa, fakturační adresa
  • číslo bankovního účtu
  • pohlaví
  • e-mail
  • telefonní číslo
  • obsah komunikace (e-mail, chat) a obsah daňových spisů
  • u smluvních partnerů předmět, datum a výše plnění
  • informace o rodinných příslušnících pro uplatnění daňových zvýhodnění
  • informace o studiu a další podklady k uplatnění slevy na dani za účelem zpracování daňového přiznání DPFO (např. úvěrové smlouvy, životní pojištění) a zpracování ročního vyúčtování
  • druh, číslo a dobu platnosti průkazu totožnosti, název státu a orgánu, který jej vydal

Zpracovávání vašich údajů probíhá zejména shromažďováním a uspořádáním, strukturováním, uložením (včetně cloudových úložišť), nahlédnutím, použitím při poskytování služeb, zpřístupněním přenosem našim zpracovatelům a zaměstnancům, vytvářením nových dokumentů, výmazem, zničením a dalšími operacemi prováděnými na základě vašich pokynů.

Vaše osobní údaje zpracováváme protože:

  • Jsme se k tomu zavázali ve smlouvě o poskytování daňového poradenství a účetních služeb. S osobními údaji budeme nakládat po dobu poskytování služeb za účelem řádného poskytování služeb.
  • Jste si u nás objednali konzultaci, znalecký posudek, školení nebo publikaci nebo se účastníte akce, kterou pořádáme. Protože se jedná o poskytnutí služby, opět budeme s Vašimi údaji nakládat do doby splnění našich a Vašich závazků.
  • K tomu máme oprávněný zájem, který nám umožňuje nakládat s Vašimi údaji i po skončení poskytování služeb, a to po dobu 2 let, nejdéle však po dobu 20 let od jeho ukončení s ohledem na promlčecí dobu daňových trestných činů, prekluzivní lhůty v daňovém řízení a možné opožděné uplatnění škody klientem; běh této doby se staví, pokud klient či třetí osoba uplatní nárok na náhradu škody způsobené společností při poskytování daňového poradenství, nebo má společnost důvodné podezření, že by klient či třetí osoba takový nárok mohla uplatnit. Uchovávat údaje můžeme na tomto právním základu i poté, co přestaneme provozovat některou z našich činností, neboť Vaše právní nároky mohou být uplatňovány i poté. Stejně tak mohou údaje na tomto právním základu uchovávat naši právní nástupci, vůči kterým mohou být nároky uplatněny.
    Pokud se jedná o zpracovávání osobních údajů při ostatních činnostech (publikační činnost, vzdělávání, konzultace), uplatní se promlčecí lhůta pro vymáhání náhrady škody, která činí 15 let.
  • Nám to přikazuje zákon. Zejména zák. č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví. S vašimi údaji nakládáme po dobu, po jakou nám to daný zákon ukládá.
  • S Vámi chceme zůstat v kontaktu. Jedná se tak opět o náš oprávněný zájem, který trvá 2 roky od posledního poskytnutí služby, případně do obdržení Vaší námitky. Případně, pokud jsme Vám služby nikdy neposkytovali, mohli jste nám k informování o naší publikační činnosti, vzdělávacích aktivitách a všemu, co je u nás a našich zpracovatelů a společných správců v rámci poskytování služeb nového, udělit dobrovolný a informovaný souhlas, který platí také pro naše zpracovatele a společné správce.

Souhlas a jeho odvolání

Poskytování služeb však nebudeme nikdy podmiňovat poskytnutím souhlasu se zpracováváním osobních údajů.

Souhlas může mít nejčastěji formu tickboxu, e-mailu nebo je udělen aktivním krokem vyžadovaným v e-mailu. Souhlas je udělen také vyplněním e-mailu a přihlášením k odběru newsletteru na webových stránkách nebo webovém formuláři.

Zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu budeme po dobu 5 let od obdržení souhlasu, případně méně, pokud souhlas odvoláte zasláním e-mailu na adresu info@simpletax.cz.

Pokud nebudete chtít nadále dostávat newsletter, můžete se z odběru vždy odhlásit zasláním e-mailu na info@simpletax.cz. Odhlásit se z odběru bohužel není možné u e-mailů, u kterých je nezbytné, abyste je obdrželi (např. upomínka k dodání podkladů pro účetnictví).

Odhlášení z odběru budeme považovat za podání námitky proti zpracování, případně za odvolání souhlasu, pokud to bude z e-mailu patrné.

Předávání údajů dalším osobám

V rámci poskytování daňového poradenství, účetních služeb, vzdělávání, publikační činnosti a pořádání eventů může SimpleTax pověřit zpracováváním vašich údajů i další osoby. Vždy však pouze pro naplnění účelu zpracovávání

V roli zpracovatele osobních údajů tak může být jmenovitě i naše spřátelená advokátní kancelář SimpleLaw s.r.o., IČ: 06664652, která zároveň ohledně poskytování právního poradenství, vzdělávání a konzultací, kde naše profesní oprávnění nedostačuje, vystupuje v roli společného správce údajů ve smyslu čl. 26 nařízení č. 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „nařízení“). Dalšími zpracovateli jsou naši dlouhodobě spolupracující advokáti, daňoví poradci, účetní a administrativní posily, kteří nám pomáhají poskytovat kvalitnější a specializovanější daňové poradenství a účetní služby.

Ze zákona či podle pokynů klienta mohou být vaše osobní údaje předány orgánům finanční a celní správy, České správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám, Českému statistickému úřadu a dalším subjektům určeným pokyny klienta nebo zákonem.

Jako zpracovatel osobních údajů vystupuje i náš poskytovatel e-mailových a cloudových služeb, společnost Google LLC, se sídlem na adrese 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Spojené státy americké, který však údaje zpracovává pouze uložením, tzn. že k nim nemá přístup. Úložiště vašich osobních údajů se nachází výhradně v EU.

Vaše práva při zpracovávání osobních údajů

Protože zpracováváme Vaše osobní údaje, můžete u nás kdykoliv uplatnit následující práva osobně, například při schůzce, nebo e-mailem na adresu info@simpletax.cz. Váš požadavek se budeme snažit vyřešit okamžitě, pokud to nebude možné, tak maximálně do 30 dnů od jeho obdržení.

Díky právu na přístup k osobním údajům můžete kdykoliv získat informace o jejich zpracování, případně si vyžádat kopii osobních údajů, které se jich týkají.

Právo na opravu osobních údajů umožňuje kontaktovat nás, pokud máme nepřesné nebo neaktuální údaje, abychom je mohli opravit. Dále můžete uplatnit právo na omezení zpracování, budete-li mít pocit, že zpracováváme více údajů nebo ve větším rozsahu, než je třeba, nebo pokud požádáte o jejich opravu či vznesete námitku proti jejich zpracování. Požádat můžete i o výmaz osobních údajů. Pokud nebude existovat důvod pro jejich další zpracovávání, Vaší žádosti rádi vyhovíme.

Pokud se rozhodnete využít právo na přenositelnost osobních údajů, dáme Vám údaje v elektronické formě k dispozici, bude-li to v našich silách.

Ohledně zpracovávání osobních údajů na základě oprávněného zájmu máte právo vznést námitku proti zpracování, a to opět e-mailem na adresu info@simpletax.cz.

Pokud budete mít pocit, že s Vašimi údaji nakládáme neoprávněně, můžete se také obrátit přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů.

2. SimpleTax jako zpracovatel

Při poskytování účetních služeb a daňového poradenství nakládáme také s údaji dalších dotčených osob, zaměstnanců a smluvních partnerů objednatelů, a tím se dostáváme do role zpracovatele osobních údajů, což je nezbytné pro řádné plnění smlouvy o poskytování daňového poradenství a účetních služeb. Proto se spolu s uzavřením smlouvy uzavírá tato smlouva o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 odst. 3 nařízení, kterou se zavazujeme na základě pokynů objednatelů, kteří jsou správci osobních údajů dalších dotčených osob, zpracovávat jejich osobní údaje.

Jedná se o následující osobní údaje:

  • jméno a příjmení
  • fakturační adresa, bydliště, státní příslušnost
  • IČ a DIČ smluvních partnerů
  • rodná čísla a mzdové údaje zaměstnanců
  • informace o ekonomických transakcích
  • údaje o rodinných příslušnících zaměstnanců (v případě, že je tento údaj nutný pro účely stanovení výše daňových a pojistných odvodů)
  • další informace nezbytné pro poskytování daňového poradenství a účetních služeb

Výše uvedené osobní údaje budeme shromažďovat, uchovávat v listinné podobě i na datových nosičích, upravovat a pozměňovat údaje, nahlížet, pořizovat kopie, předávat třetím osobám (vizte níže), vyhledávat, třídit a kombinovat, vytvářet nové odvozené dokumenty, vymazávat nepotřebné údaje a provádět další operace na základě pokynů objednatelů.

Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání smlouvy o poskytování daňového poradenství a účetních služeb. Po uplynutí této doby předáme objednatelům výstupy účetní agendy obsahující osobní údaje, přičemž zálohu účetní agendy budeme uchovávat po dobu 20 let s ohledem na promlčecí dobu daňových trestných činů.

Objednatelé souhlasí se zapojením do dílčích zpracovatelů do zpracovávání osobních údajů. Nejčastěji se bude jednat o dlouhodobě spolupracující advokáty, daňové poradce, účetní a administrativní posily či poskytovatele cloudových služeb, kteří nám pomáhají poskytovat kvalitnější a specializovanější služby. Seznam dílčích zpracovatelů podílejících se na zpracování osobních údajů zašleme objednateli e-mailem. Toto ustanovení je obecným zmocněním ve smyslu čl. 28 odst. 2 nařízení. Dílčí zpracovatele zavážeme stejnými povinnostmi, jaké jsou stanoveny v této smlouvě. Neodpovídáme však za jejich nakládání se svěřenými osobními údaji. Objednatel má právo vyslovit k dílčím zpracovatelům námitky.

Zpracování osobních údajů na základě této smlouvy bude bezúplatné. Tím není dotčeno zpoplatnění některých našich úkonů spojených se zpracováváním osobních údajů. Při zpracovávání osobních údajů se budeme vždy řídit smlouvou o poskytování daňového poradenství a účetních služeb a pokyny objednatele.

Při zpracovávání osobních údajů si budeme vzájemně poskytovat potřebnou součinnost a podklady pro zajištění bezproblémové a efektivní realizace této smlouvy (např. při jednání s Úřadem pro ochranu osobních údajů nebo s jinými veřejnoprávními orgány, orgány činnými v trestním řízení či v civilněprávním sporu v rámci žaloby podané proti objednateli Vámi nebo dalšími dotčenými osobami).

Objednatel vždy odpovídá za aktuálnost a správnost osobních údajů, za existenci zákonného titulu pro jejich zpracování a za splnění veškerých ostatních povinností, které pro něho vyplývají z nařízení a jiných právních předpisů. Neodpovídáme subjektům údajů za újmu způsobenou porušením povinností ohledně ochrany osobních údajů objednatelem.

Zároveň i my prohlašujeme, že jsme si vědomi svých povinností podle nařízení, a zavazujeme se, že zajistíme jejich plnění např. zavázáním dílčích zpracovatelů povinností mlčenlivosti, nebude-li vyplývat z profesních právních předpisů, oddělením údajů od údajů zpracovávaných pro jiné účely, umožněním provedení auditu či inspekce týkající se zpracování osobních údajů po výzvě zaslané objednatelem alespoň 30 pracovních dní předem.

Při zjištění narušení zabezpečení ochrany zpracovávaných osobních údajů, neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, zničení či ztráty, neoprávněného přenosu, nebo jiného neoprávněného zpracování nebo zneužití, budeme objednatele bezodkladně informovat, aby přijal opatření k odstranění závadného stavu.

Zavazujeme se přijmout taková technická, personální a jiná potřebná opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů a tato opatření budeme dokumentovat. Tato povinnost platí i po ukončení poskytování služeb, dokud budeme mít údaje k dispozici.

Zároveň odpovídáme za:

  • plnění pokynů pro zpracování osobních údajů pouze k tomu oprávněnými osobami, které k osobním údajům mají bezprostřední přístup;
  • zabránění neoprávněným osobám přistupovat k osobním údajům a k prostředkům pro jejich zpracování;
  • zabránění neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje.

Zavazujeme se, že zpracovávání údajů bude zabezpečeno zejména následujícím způsobem:

  • k osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby, tj. naši zaměstnanci a dílčí zpracovatelé, kteří budou mít stanoveny podmínky a rozsah zpracování údajů

Zajistíme vydáním vlastních vnitřních předpisů, příp. prostřednictvím zvláštních smluvních ujednání, že zaměstnanci a dílčí zpracovatelé budou zpracovávat osobní údaje na základě smlouvy a pouze za podmínek a v rozsahu námi stanoveném a odpovídajícím Zásadám a právním předpisům. Budeme zachovávat mlčenlivost o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

3. Společná a závěrečná ustanovení

Osobní údaje nepředáváme osobám mimo EU a budou zpracovávány pouze na našich pracovištích nebo pracovištích našich dílčích zpracovatelů nebo společného správce.

Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě převážně manuálním způsobem. Anonymizované osobní údaje mohou být zpracovávány také automatizovaně. Klienti nebudou předmětem individuálního automatizovaného rozhodnutí.

E-maily zasílané na základě Zásad se nepovažují za nevyžádaná obchodní sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi objednatelem, klientem nebo další dotčenou osobou a společností je příslušný obecný soud společnosti v České republice, který bude aplikovat české právo

Ve znění účinném k 1. 12. 2018

Kontakty

info@simpletax.cz
+420 728 156 155

Kancelář Praha

Prouzova 2, Praha 9

Mapa

Kancelář Brno

Renneská třída 12, Brno

Mapa

Kancelář Olomouc

Masarykova třída 28, Olomouc

Mapa

SimpleTax.czSimpleLaw.czSpory s finančákemOSVČ nebo SROZdanění kryptoměnVATonCryptos.com

Facebook SimpleTaxFacebook Spory s finančákem

2019 © Provozuje SimpleTax s.r.o., IČ 04149726

Zásady zpracování osobních údajů..
Spotřebitel má právo na mimosoudní řešení spotřebitelského sporu ze smlouvy o poskytování služeb daňového poradenství. Orgánem příslušným k mimosoudnímu řešení spotřebitelských sporů ze smluv o daňovém poradenství je Česká obchodní inspekce.

Tvorba simple webíku - HexaDesign